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Wer regelmäßig auf Dienstreisen unterwegs ist, weiß genau, wie wichtig eine gut durchdachte Planung ist. Geschäftsreisen gehören für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Arbeitsalltag, ob für Kundentermine, Meetings, Schulungen oder Besuche von Fachmessen. Tatsächlich machen Dienstreisen laut einer Studie der Schlesinger Group Germany (2022) rund 65 % der geschäftlichen Mobilität in Deutschland aus. Doch welche Schritte sind essenziell, um stressfrei und optimal vorbereitet auf Reisen zu gehen?
Ziele klar definieren und Abläufe frühzeitig organisieren
Die Basis jeder erfolgreichen Dienstreise bildet eine klare Definition der Reiseziele und der Zweck des Aufenthalts. Mitarbeiter sollten zunächst die wichtigsten Eckdaten klären: Was ist das Ziel der Dienstreise? Welche Geschäftspartner werden besucht? Wie lange dauert der Aufenthalt, und welche Termine müssen eingehalten werden? Ein strukturierter Ablaufplan mit genauen Zeitangaben hilft dabei, nichts dem Zufall zu überlassen.
Laut einer Umfrage von TravelPerk (2023) verbessert eine klare Zeitplanung die Produktivität um bis zu 25 % während der Dienstreise. Zudem sollten eventuelle Vertretungen frühzeitig organisiert und informiert werden, um im Unternehmen für einen reibungslosen Ablauf während der Abwesenheit zu sorgen. Bereits zwei Wochen vor der Reise sollte die Übergabe an Kollegen und Kolleginnen erfolgen, um Unklarheiten zu vermeiden.
Nachhaltige und effiziente Anreise
Bei der Planung der Dienstreise spielt die Wahl des Verkehrsmittels eine entscheidende Rolle. Nachhaltigkeit gewinnt hier zunehmend an Bedeutung. Laut der Studie „Chefsache Business Travel 2022“ berücksichtigen 56 % der Unternehmen ökologische Aspekte bei der Reiseplanung, ein Anstieg von 6 % gegenüber dem Vorjahr. Wenn möglich, empfiehlt sich daher die Nutzung umweltfreundlicher Alternativen wie Bahn, Bus oder Carsharing. Rund 42 % der Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands werden mittlerweile mit der Bahn durchgeführt.
Ist das Auto unverzichtbar, sorgt beispielsweise eine Firmentankkarte für effiziente und transparente Abrechnungen der Kraftstoffkosten und trägt gleichzeitig zur Übersichtlichkeit der Reisekosten bei. Rund 70 % der mittelständischen Unternehmen in Deutschland nutzen bereits solche Kartenlösungen zur Vereinfachung ihrer Fuhrparkverwaltung.
Digitale Tools und smarte Lösungen nutzen
Digitale Helfer erleichtern das Planen erheblich. So nutzen mehr als drei Viertel der Unternehmen digitale Lösungen für das Travel Management. Online-Buchungsplattformen, Reiseplan-Apps und cloudbasierte Dokumentenspeicher sorgen dafür, dass alle notwendigen Unterlagen jederzeit griffbereit sind. HR-Software kann zudem dabei unterstützen, Reiserichtlinien im Blick zu behalten, Buchungen zentral zu verwalten und Reisekostenbelege digital und bequem zu erfassen. Dies spart nachweislich bis zu 30 % des administrativen Aufwands und reduziert Fehler bei der Reisekostenabrechnung erheblich.
Vorbereitung auf persönliche Bedürfnisse und Gegebenheiten vor Ort
Mitarbeiter sollten sich zudem auf persönliche Bedürfnisse einstellen, um möglichst entspannt zu reisen. Eine individuelle Packliste hilft dabei, nichts Wichtiges zu vergessen – von notwendigen Dokumenten über technische Geräte bis hin zu persönlichen Gegenständen, die den Aufenthalt angenehmer gestalten. Studien zufolge vergessen rund 35 % der Dienstreisenden regelmäßig wichtige Gegenstände, was die Reisezufriedenheit deutlich senkt. Je nach Reiseziel ist es wichtig, sich rechtzeitig über lokale Gegebenheiten, kulturelle Besonderheiten sowie notwendige Dokumente wie Visa oder internationale Führerscheine zu informieren. Rund 20 % der internationalen Dienstreisen erfordern zusätzliche Dokumente wie Visa oder spezielle Impfungen, die rechtzeitig beantragt oder durchgeführt werden müssen.
Kosten und Belege optimal organisieren
Auf Geschäftsreisen entstehen oft vielfältige Kosten – von Unterkunft und Verpflegung über Transport bis hin zu kleineren Ausgaben vor Ort. Um hier den Überblick zu behalten, sollten Mitarbeiter bereits während der Reise alle Belege sorgfältig sammeln und am besten digital speichern. Lösungen wie die bereits erwähnte Firmentankkarte erleichtern die Abrechnung und reduzieren den administrativen Aufwand deutlich. Tatsächlich können Unternehmen durch digitale Belegerfassung und zentrale Abrechnungssysteme rund 40 % der Verwaltungskosten einsparen.
Nachbereitung und Reporting nicht vergessen
Nach der Rückkehr von der Geschäftsreise steht die Nachbereitung an. Wichtige Ergebnisse und Erkenntnisse sollten in kurzen Reports dokumentiert und an Kollegen sowie Vorgesetzte weitergeleitet werden. Dies gewährleistet, dass die Reise ihren maximalen Nutzen entfaltet und wichtige Informationen im Unternehmen transparent verfügbar sind. Eine gründliche Nachbereitung kann den Mehrwert von Geschäftsreisen deutlich erhöhen.
Gesundheit und Wohlbefinden auf Dienstreisen
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Wohlbefinden der Reisenden. Lange Reisen und stressige Termine können körperlich und mental belastend sein. Studien zeigen, dass etwa 45 % der Dienstreisenden regelmäßig über Stress und Erschöpfung klagen. Daher sollten Reisende ausreichend Pausen einplanen, für Bewegung sorgen und gesundheitsfördernde Maßnahmen ergreifen. Das Mitführen von gesunden Snacks, ausreichend Wasser und das Vermeiden von Alkohol und Koffein insbesondere auf längeren Reisen unterstützt die körperliche Leistungsfähigkeit und reduziert den Stress während der Geschäftsreise.
Durch diese umfassende und strukturierte Vorgehensweise wird jede Dienstreise zu einer erfolgreichen und angenehmen Erfahrung – sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen insgesamt.
